5 Tips para una vídeo-reunión exitosa desde casa

Actualizado: abr 2

Spoiler: dejarte la parte de abajo del pijama no es una opción.

Si practicas el teletrabajo (homeoffice) a menudo, seguramente estés acostumbrada a que la gente te pregunte si lo haces en pijama o haga bromas sobre ello; pero si por el contrario no sueles trabajar desde casa y te enfrentas a una situación excepcional, resolvemos tus dudas y sobre todo te traemos los consejos más útiles para gestionar una reunión en remoto desde tu casa. Una de las herramientas más utilizadas para este tipo de videoconferencia es Skype en su versión for Business, pero Microsoft Teams, también de Microsoft, facilita todavía más la actividad y cuenta con más funciones para optimizar el trabajo en equipo. En lo personal yo suelo utilizar Zoom Meeting. Existe el mito de que las reuniones que no se desarrollan de manera física son más sencillas que el resto, pero si tienes experiencia en el homeoffice sabrás que nada más lejos de la realidad.Además de todo lo que debes tener en cuenta para una reunión convencional, en una videollamada debes estar preparada para que la conexión no sea óptima, no se escuche todo con claridad o puedan surgir ruidos… Al fin y al cabo estamos en nuestra propia casa, con todo lo que eso conlleva (familia, compañeros de piso, vecinos, obras…). Estos son algunos de los consejos elaborados con ayuda del equipo Microsoft para que todo vaya sobre ruedas:


1. PREPARARSE Igual que no lo harías en una reunión tradicional, en una videollamada profesional tampoco debes improvisar. Repasa los puntos que se van a tratar y ten claro lo que quieres comunicar desde antes de empezar, puedes valerte de un esquema si te sirve a estructurar mejor tu discurso.En el aspecto más técnico, asegúrate de que tu ordenador tiene batería y de que el programa funciona correctamente, puede ser muy útil utilizar la llamada de prueba para comprobar que todo está en orden. 2. CUIDAR EL ESPACIO El vídeo de aquel experto entrevistado por la BBC desde su despacho, en el que de pronto es interrumpido por sus hijos, ha pasado a formar parte de la cultura popular. Una escena temida por todos los que se conectan desde casa, pero a la vez tan natural que produce ternura y comprensión en cualquier interlocutor. De todas formas, para evitar distracciones en una reunión formal se recomienda que el fondo corresponda a un entorno serio, vacío y lo más aséptico posible. Esto no siempre es posible, y para este tipo de casos Teams hace uso de la Inteligencia Artificial e incluye la función de difuminar el fondo o reemplazarlo por otro más similar al de un ambiente de trabajo en nuestras videoconferencias. 3. CUIDAR LA IMAGEN Vestirte antes de empezar la sesión es lo primero de homeoffice. Todos los expertos coinciden en que se trata de una de las claves para respetar los horarios y no entrar en un bucle cama-mesa que puede volverse infinito. Además, la presencia y el lenguaje no verbal continúan siendo cruciales también en las reuniones en remoto. Otro de los típicos mitos es vestirse teniendo en cuenta que solo se nos va a ver la parte superior del cuerpo. Pero la realidad es que vestirnos a medias ayuda a generar inseguridades, nunca sabes cuándo vas a tener que levantarte un momento para coger algún documento y además, los espejos pueden jugar malas pasadas… Vestirse con normalidad tampoco supone tanto esfuerzo. 4. EVITAR RUIDOS Igual que sucede con el fondo de tu imagen, los ruidos pueden ser una distracción muy molesta a la hora de llevar a cabo una reunión profesional. Recuerda apagar o silenciar tu teléfono móvil siempre que sea posible, igual que harías en una reunión física. Además, lo ideal es buscar un lugar tranquilo y silencioso en el que poder hablar tranquilamente. Por otro lado, si hay ruidos de fondo que no puedes evitar (unas obras por ejemplo), la mejor solución es que utilices un micrófono, se escuchará claramente tu voz y se aislará un poco más el sonido ambiente. Hoy en día prácticamente todos los auriculares llevan micro incorporado.

5. MANTENER LA CONCENTRACIÓN Que intentar averiguar lo que hay sobre el mueble de detrás de tu compañero no te quite el foco del objetivo de la reunión. Los ambientes nuevos con frecuencia nos desconcentran, una buena técnica para no perder el hilo de la reunión es tomar notas. Esto además puede ser útil para recordar más adelante los puntos tratados. Teams y Zoom también permiten la opción de grabar las reuniones y guardarlas en la nube para volver sobre algún asunto concreto más adelante o para compartirla con algún compañero que se la perdió.

© 2020 by Crystal Topete.

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